Conseils pour la gestion des risques en voyage pour aider les voyageurs d’affaires à démarrer

À mesure que les entreprises se développent, les voyages ont tendance à devenir plus fréquents. Cependant, les voyages d’affaires comportent des risques, et il est essentiel de gérer au mieux les risques liés aux voyages. De nombreuses entreprises ont développé un plan de gestion des risques liés aux voyages au fur et à mesure que l’entreprise se développe. Si vous cherchez à assurer la sécurité des employés en déplacement tout en protégeant votre entreprise, c’est pourquoi la gestion des risques liés aux voyages est cruciale.

Qu’est-ce que la gestion des risques dans les voyages d’affaires ?

La gestion des risques dans les voyages d’affaires peut englober de nombreux éléments différents. La gestion des risques vise à minimiser autant que possible l’impact des événements imprévus et à assurer la sécurité des voyageurs d’affaires grâce à un plan de communication bien conçu qui honore le devoir de diligence.

Pour une organisation internationale où il est nécessaire de voyager à l’étranger, ces mesures permettent de s’assurer que les risques potentiels liés aux voyages sont planifiés et qu’il existe une approche structurée de la sécurité des employés, de la sûreté et de la résilience de l’organisation.

Voici quelques exemples de dangers lors d’un voyage :

  • Troubles civils
  • Instabilité politique
  • Temps violent
  • Attaque terroriste
  • Épidémies
  • Incidents majeurs concernant la sécurité
  • Avertissements soudains aux voyageurs
  • Incident de santé des employés
  • Incidents criminels
  • Toute autre menace ou risque potentiel

Facteurs supplémentaires à prendre en compte pour les risques de voyage

Lorsqu’il s’agit de gérer les risques et d’effectuer des évaluations des risques, l’identification du type de risque n’est qu’un aspect de la continuité des activités et de la sécurité des employés. S’il existe un risque lié aux voyages fréquents, comme des voyages d’affaires dans des pays à haut risque, les entreprises doivent consacrer des ressources internes pour assurer la sécurité des employés.

Pour commencer, les entreprises devraient envisager des mesures de sécurité supplémentaires telles que l’évacuation médicale, le risque politique et l’assurance voyage. Cependant, vous devrez peut-être aussi envisager de former les employés à la gestion d’une urgence médicale et à l’intervention d’urgence. En outre, vous devrez peut-être inclure d’autres mesures de sécurité en voyage, comme un processus de communication d’urgence et des informations sur les contacts d’urgence en fonction de l’emplacement des voyageurs.

Que doit contenir un programme de gestion des risques liés aux voyages ?

Un programme complet de gestion des risques liés aux voyages a deux objectifs : Protéger les employés des risques élevés dans la mesure du possible et assurer la continuité des activités. Il existe de nombreuses ressources pour aider à concevoir une évaluation et un programme de gestion des risques liés aux voyages. Nous allons examiner certaines des caractéristiques essentielles qu’une évaluation des risques liés aux voyages d’affaires et le programme devraient avoir :

  1. Créer des politiques claires de voyages d’affaires pour les employés: La première étape consiste à créer des directives claires pour les voyages internationaux que les employés doivent suivre. Il s’agit notamment de décrire les risques potentiels, les informations de sécurité essentielles et la manière de se protéger dans leur destination de voyage en fonction de la situation.
  2. Sources d’information en temps réel: Les situations d’urgence ne sont jamais tranchées et les plans de voyage peuvent changer en un clin d’œil. Assurez-vous que les processus de contrôle et d’approbation des voyages tiennent compte des renseignements sur les menaces et d’autres sources d’information en temps réel pour des conseils de voyage actualisés.
  3. Communication claire: Comme les situations changent, les employés doivent être armés d’autant d’informations que possible avant le voyage pour se protéger et protéger l’entreprise. Expliquez le devoir de diligence de l’entreprise, les mesures de sécurité en place et la manière de contacter d’autres membres de l’organisation au cas où les voyageurs seraient confrontés à des urgences pendant le voyage.
  4. Conseils officiels: Incluez tout conseil gouvernemental, comme les avis aux voyageurs et les ressources que les voyageurs peuvent consulter. Vous pouvez également utiliser des ressources telles que la Global Business Travel Association pour élaborer une politique globale.

3 conseils de gestion des risques de voyage qui atténuent les risques

La gestion des risques consiste à protéger l’entreprise et l’employé, et il peut être difficile d’équilibrer entièrement les deux. Nous allons passer en revue quelques conseils clés à prendre en compte lors de la conception d’un programme pour un voyage d’affaires à garder à l’esprit.

1. Créer ou reconfigurer votre programme de gestion des voyages d’affaires

Tenez compte de votre structure organisationnelle et de son lien avec la gestion des risques. Faites en sorte qu’elle soit aussi rationnelle et simple que possible pour que les employés la comprennent lorsqu’ils s’embarquent pour un voyage d’affaires. Votre programme de gestion des voyages doit aborder les risques depuis la planification du voyage et la destination jusqu’au retour des employés de l’entreprise sur le sol national. Une politique globale permet de s’assurer que l’entreprise est protégée face à des événements imprévus, y compris la sécurité des employés, la préservation des données et les mesures de sécurité.

Vous pouvez nommer des travel managers désignés qui sont chargés de la sécurité des employés, de leur bien-être et de la gestion des risques liés aux voyages lorsqu’ils surviennent pendant les déplacements des employés. Veillez également à ce que les employés aient accès à une couverture médicale complète pendant le voyage et à des ressources pour les aider à surveiller les situations en constante évolution pendant une urgence. Vous pouvez également fournir des informations supplémentaires sur la façon de voyager avec les appareils et les équipements de l’entreprise et sur les préoccupations relatives aux données qu’il faut garder à l’esprit.

2. Élaborez votre stratégie de gestion des risques liés aux voyages

Votre stratégie dépendra largement des destinations où les employés se rendent et de la prise en compte des changements dans un avenir proche. Mais les points clés à prendre en compte sont la sécurité des informations, la résilience opérationnelle et la protection des employés. Mais les points clés à prendre en compte sont la sécurité des informations, la résilience opérationnelle et la protection des employés. Il faut également tenir compte de la façon dont l’entreprise fonctionne en cas de menaces et de risques importants.

Un cadre d’évaluation des risques avant le départ en voyage permet aux entreprises d’appliquer plus facilement les politiques de gestion des risques liés aux voyages. Envisagez d’utiliser des normes plus larges de l’industrie du voyage d’affaires, telles que la norme ISO 31030:2021 – Gestion des risques liés aux voyages – Lignes directrices pour les organismes pour concevoir votre stratégie.

3. Utilisez la technologie numérique pour rendre votre plan de gestion des risques plus efficace

Heureusement, avec toutes les technologies en place, il y a plus de ressources que jamais lorsqu’il s’agit d’atténuer les risques. Dans le cadre du rôle de gestionnaire des voyages, il devrait certainement y avoir des processus en place où les employés font des contrôles réguliers avec des équipes plus larges et fournissent un accès aux données GPS sur les appareils de travail pour s’assurer qu’ils peuvent être trouvés facilement en cas d’urgence. En fonction du nombre d’employés qui voyagent, il peut également y avoir des mesures en place pour le signalement des incidents et les mises à jour en temps réel.

Lieux où les employés peuvent obtenir de l’aide en cas d’urgence

Dans le cadre de la gestion des risques liés aux voyages, les employés doivent connaître les ressources d’urgence qu’ils peuvent contacter dans le cadre de la stratégie du devoir de diligence de l’entreprise et gérer les risques liés aux voyages.

Si les employés ont besoin de soins médicaux ou s’il y a des catastrophes naturelles, ils doivent se mettre en contact avec les ambassades et/ou les autorités locales comme première étape pour obtenir de l’aide. Ils doivent également être mis au courant des organisations locales et nationales qui peuvent les aider, ainsi que des ressources que l’entreprise peut fournir en cas d’urgence.